Naše advokátní kancelář si Vás tímto dovoluje informovat o tom, jak zpracovává osobní údaje, zejména o tom, jaké osobní údaje shromažďuje, jak s nimi nakládá, z jakých zdrojů je získává, k jakým účelům je využívá, komu je oprávněna osobní údaje poskytnout a jaká jsou Vaše práva. 

Osobní údaje chráníme jako přísně důvěrné a nakládáme s nimi vždy v souladu s příslušnými právními předpisy, zejména pak v souladu Nařízením Evropského parlamentu a Rady č. 2016/679 ze dne 27.04.2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále také jako „GDPR“).

1. DEFINICE POJMŮ

Osobní údaj znamená jakoukoliv informaci, která se vztahuje ke konkrétní identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (např. jméno, věk, datum narození, IP adresa).

Zpracování znamená jakoukoliv operaci nebo soubor operací s Osobními údaji nebo soubory Osobních údajů, která je prováděna pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, uchování, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení Osobních údajů.

Účel zpracování znamená příslušný důvod zpracování Osobních údajů ze strany naší advokátní kanceláře.

Právní základ zpracování znamená právními předpisy aprobované oprávnění Správce Osobní údaje zpracovávat.

Oprávněný zájem znamená jeden z Právních základů zpracování, představující zájem naší advokátní kanceláře na zpracování Osobních údajů, který může být legitimně očekáván ze strany příslušného Subjektu údajů, a který nepřiměřeně nezasahuje do soukromí a do práva na ochranu Osobních údajů příslušného Subjektu údajů (např. zájem na ochraně práv naší advokátní kanceláře v případném soudním či jiném řízení).

Subjekt údajů znamená fyzickou osobu, k níž se Osobní údaje vztahují (typicky klient či obchodní partner naší advokátní kanceláře).

Správce znamená právnickou či fyzickou osobu, která určuje Účel zpracování Osobních údajů a prostředky, kterými bude takové zpracování Osobních údajů realizováno.

Zpracovatel znamená právnickou či fyzickou osobu pověřenou Správcem k určité činnosti, pro jejíž výkon je nezbytné zpracovávat Osobní údaje (např. dodavatel IT služeb).

Příjemce znamená subjekt, kterému jsou Osobní údaje poskytnuty (například finanční úřad, soud apod.).

2. OBECNÉ ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Naše advokátní kancelář při zpracování Osobních údajů respektuje nejvyšší standardy ochrany Osobních údajů, přičemž v maximální možné míře dodržuje zejména následující zásady:

zákonnost naše advokátní kancelář zpracovává Osobní údaje korektně a pouze zákonným způsobem;

transparentnost naše advokátní kancelář dbá na to, aby všechny informace o zpracování Osobních údajů byly stručné, snadno přístupné a srozumitelné;

účelové omezení naše advokátní kancelář zpracovává Osobní údaje pouze k předem vymezeným a legitimním účelům;

minimalizace naše advokátní kancelář zpracovává Osobní údaje pouze v nezbytně nutném rozsahu vždy odpovídajícím stanovenému Účelu zpracování;

přesnost naše advokátní kancelář zpracovává pouze přesné Osobní údaje, které v případě potřeby aktualizuje;

časová omezenost naše advokátní kancelář zpracovává Osobní údaje pouze po dobu nezbytnou pro daný Účel zpracování;

bezpečnost ze strany naší advokátní kanceláře jsou Osobní údaje chráněny a zpracovávány způsobem, který zajištuje vysokou míru bezpečnosti Osobních údajů, a který brání neoprávněnému přístupu k Osobním údajům, jejich změně, zničení či ztrátě, jakož i jinému zneužití; naše advokátní kancelář dodržuje odpovídající technická a organizační opatření k zajištění odpovídající úrovně ochrany Osobních údajů.

3. ZPŮSOB ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Způsob, kterým naše advokátní kancelář zpracovává Vaše Osobní údaje, zahrnuje ruční i automatizované zpracování Osobních údajů v interních systémech a databázích naší advokátní kanceláře. 

Vaše Osobní údaje jsou zpracovávány především ze strany zaměstnanců a spolupracujících advokátů naší advokátní kanceláře, případně ze strany třetích osob, které byly zpracováním Vašich Osobních údajů pověřeny naší advokátní kanceláří, či které Osobní údaje zpracovávají z důvodu plnění povinností stanovených příslušnými právními předpisy.

4. SPRÁVCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Při zpracování Vašich Osobních údajů vystupuje naše advokátní kancelář v pozici Správce Osobních údajů. V případě jakéhokoliv požadavku, připomínky, žádosti či podnětu týkajícího se zpracování Osobních údajů ze strany naší advokátní kanceláře se na nás můžete obrátit prostřednictvím následujících kontaktních údajů:

Česká republika:

Slovenská republika:

Polská republika:

5. ÚČEL ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Způsob, kterým naše advokátní kancelář zpracovává Vaše Osobní údaje, zahrnuje ruční i automatizované zpracování Osobních údajů v interních systémech a databázích naší advokátní kanceláře. 

Vaše Osobní údaje jsou zpracovávány především ze strany zaměstnanců a spolupracujících advokátů naší advokátní kanceláře, případně ze strany třetích osob, které byly zpracováním Vašich Osobních údajů pověřeny naší advokátní kanceláří, či které Osobní údaje zpracovávají z důvodu plnění povinností stanovených příslušnými právními předpisy.

Naše advokátní kancelář zpracovává Osobní údaje především v souvislosti s poskytováním právních služeb a poradenstvím v oblasti práva a související podnikatelskou činností, stejně jako v souvislosti s pořádáním vzdělávacích či společenských akcí. 

Osobní údaje mohou být ze strany naší advokátní kanceláře zpracovávány za následujícími Účely zpracování: 

• poskytování právních služeb a zastupování klientů před soudy a orgány veřejné moci – jedná se zejména o poskytování právních služeb a plnění požadavků a pokynů klientů v souladu s právními předpisy upravujícími především výkon advokacie;

• plnění povinností stanovených právními předpisy – jedná se o zpracování Osobních údajů v souvislosti s plněním povinností stanovených příslušnými právními předpisy, zejm. v oblasti účetní a daňové legislativy, vedení advokátního spisu a dalších povinností vyplývajících ze stavovských předpisů a dalších předpisů vztahujících se k výkonu advokacie;

• spolupráce s obchodními partnery – jedná se o zpracování Osobních údajů v rámci vztahů s obchodními partnery naší advokátní kanceláře, partnerskými advokátními či jinými kancelářemi a dodavateli výrobků a služeb naší advokátní kanceláře;

• náborová činnost – jedná se o zpracování Osobních údajů uchazečů o zaměstnání nebo o jinou formu spolupráce s naší advokátní kanceláří;  

• pořádání vzdělávacích a společenských akcí – jedná se o zpracování Osobních údajů např. v rámci registrace účastníků na semináře a společenské akce pořádané naší advokátní kanceláří, jejich případné kontaktování apod.;

• zasílání obchodních sdělení a nabídek služeb – jedná se o zpracování Osobních údajů při nabízení právních služeb naší advokátní kanceláře v souladu s pravidly stanovenými příslušnými stavovskými předpisy vztahujícími se k výkonu advokacie;

• ochrana majetku, práv a právem chráněných zájmů naší advokátní kanceláře – jedná se o zpracování Osobních údajů v souvislosti s určením, výkonem nebo obhajobou nároků naší advokátní kanceláře, a to i ve vztahu k majetku naší advokátní kanceláře;

• klientská administrativa – jedná se o zpracování Osobních údajů související s interní administrativou minulých, stávajících a potenciálních klientů naší advokátní kanceláře, systematikou vedení klientských spisů a jednotlivých kauz.

7. ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ NA ZÁKLADĚ OPRÁVNĚNÉHO ZÁJMU

Ochrana Oprávněných zájmů naší advokátní kanceláře je jedním z Právních základů zpracování Osobních údajů. Naše advokátní kancelář je oprávněna Osobní údaje zpracovávat na základě tohoto Právního základu zpracování pouze tehdy, pokud při takovém zpracování Osobních údajů nedojde k nepoměrnému zásahu do Vašeho soukromí nebo Vašich práv, a pokud je takové zpracování z Vaší strany očekávatelné. 

V případě zpracování Osobních údajů prováděného na základě ochrany Oprávněných zájmů naší advokátní kanceláře máte právo vznést tzv. námitku proti zpracování Osobních údajů, a to z důvodů týkajících se Vaší konkrétní situace. Vaše námitky je naše advokátní kancelář povinna posuzovat vždy s ohledem na důvod jejich podání. 

V případě, že vznesete námitku proti zpracování Osobních údajů ze strany naší advokátní kanceláře pro účely přímého marketingu, Vaší námitce bez dalšího vyhovíme a Vaše Osobní údaje nebudou již pro tento účel nadále zpracovávány. 

V této souvislosti doplňujeme, že ukončení zpracování Osobních údajů na základě vznesené námitky přitom nutně nemusí znamenat likvidaci Osobních údajů; Osobní údaje mohou být z naší strany dále zpracovávány pro jiné účely a dle jiných Právních základů zpracování. 

Pro přehlednost a Vaši informaci níže uvádíme seznam Účelů zpracování prováděných na základě našeho Oprávněného zájmu:

• ochrana našich práv a právem chráněných zájmů; 

• ochrana majetku naší advokátní kanceláře; 

• marketingové oslovování našich stávajících klientů (přímý marketing);

• klientská administrativa.

8. ZPRACOVÁNÍ PROVÁDĚNÁ NA ZÁKLADĚ SOUHLASU

Udělení souhlasu se zpracováním Osobních údajů je zcela dobrovolné. Případné neudělení souhlasu pro Vás nebude mít žádné nepříznivé následky.

V případě, že jste udělili naší advokátní kanceláři souhlas se zpracováním Osobních údajů, máte právo jej kdykoliv odvolat, a to oznámením zaslaným na kontaktní adresy uvedené výše.

Po odvolání souhlasu naše advokátní kancelář ukončí zpracování Osobních údajů, k jejichž zpracování nemá jiný Právní základ. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním.

Naše advokátní kancelář zpracovává Osobní údaje na základě souhlasu ve vztahu k následujícím Účelům zpracování:

• uplatňování přímého marketingu v České republice ve vztahu k potenciálním klientům;
• zpracování fotografií/video záznamů pro propagaci a prezentaci naší advokátní kanceláře.

9. PŘÍMÝ MARKETING V ČESKÉ REPUBLICE

Zpracováním Osobních údajů pro účely přímého marketingu se rozumí zpracování Osobních údajů za účelem zasílání obchodních sdělení ve smyslu zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále také jako „zákon č. 480/2004“).

Obchodním sdělením se rozumí jakákoli forma sdělení, včetně reklamy a nabídek služeb, určeného k přímé či nepřímé podpoře služeb nebo image naší advokátní kanceláře (zejména tzv. newslettery).

Zpracování Osobních údajů pro účely zasílání obchodních sdělení potenciálním klientům (tedy osobám, které dosud nevyužily právních služeb naší advokátní kanceláře) je možné pouze na základě jejich souhlasu, přičemž samotné zasílání obchodních sdělení bude prováděno rovněž výlučně na základě souhlasu příslušného potenciálního klienta (v souladu s § 7 odst. 2 zákona č. 480/2004 Sb.).

Zpracování Osobních údajů pro účely zasílání obchodních sdělení stávajícím klientům (tedy osobám, které již využily právních služeb naší advokátní kanceláře) je možné i bez jejich souhlasu, a to na základě Oprávněného zájmu naší advokátní kanceláře, přičemž samotné zasílání obchodních sdělení je naše advokátní kancelář oprávněna provádět rovněž bez souhlasu příslušného stávajícího klienta (v souladu s § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb.), avšak pouze za podmínky, že příslušný stávající klient zasílání obchodních sdělení neodmítl.

Za účelem zasílání obchodních sdělení naše advokátní kancelář zpracovává jméno a příjmení, název společnosti, pozici ve společnosti a e-mailovou adresu stávajících / potenciálních klientů.

Naše advokátní kancelář ukončí zpracování Osobních údajů pro účely přímého marketingu bezodkladně poté, co stávající / potenciální klient vyjádří svůj nesouhlas s takovým zpracováním, a to:

• odvoláním souhlasu se zpracováním Osobních údajů;
• vyjádřením nesouhlasu se zpracováním Osobních údajů stejným způsobem, jakým lze odvolat souhlas se zpracováním Osobních údajů;
• tzv. odhlášením ze zasílání obchodních sdělení, které je možné učinit v každém zaslaném obchodním sdělení.

10. KATEGORIE ZPRACOVÁVANÝCH OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Naše advokátní kancelář zpracovává Osobní údaje v souladu s výše uvedenými Účely zpracování, a pouze takové Osobní údaje, které jsou nezbytné zejména pro řádné poskytování služeb a dodržování příslušných povinností ze strany naší advokátní kanceláře. Naše advokátní kancelář zpracovává následující kategorie Osobních údajů:

• identifikační údaje – Osobní údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci Subjektu údajů (zejména jméno, příjmení, titul, datum narození, podpis atd.);

• kontaktní údaje – Osobní údaje umožňující kontakt se Subjektem údajů (zejména doručovací adresa, číslo telefonu, e-mailová adresa apod.);

• platební údaje – Osobní údaje nezbytné pro účtování odměn za poskytování našich služeb nebo např. pro provádění advokátních úschov peněžních prostředků (např. číslo účtu, označení bankovní instituce a další transakční údaje);

• profilové údaje – základní fyziologická charakteristika (věk, pohlaví), sociálně-ekonomické údaje (např. údaje o příjmech, vlastnictví movitých a nemovitých věcí), sociálně-demografické charakteristiky (rodinný stav, počet dětí, informace o bydlení a domácnosti, vzdělání, pracovní zařazení apod.);

• citlivé údaje – jedná se o Osobní údaje zvláštních kategorií (např. údaje vypovídající o Vašem zdravotním stavu či sexuálním životě nebo sexuální orientaci, údaje o politických názorech, náboženském vyznání nebo členství v odborech) a údaje týkající se rozsudků v trestních věcech a trestných činech;

• Osobní údaje vzniklé naší činností – jedná se zejména o námi přidělené identifikátory pro evidenční účely (např. číslo, pod kterým jste evidováni v našem informačním systému), záznamy o Vámi preferovaném jazyku pro komunikaci nebo o Vašich specifických požadavcích, které nám byly sděleny;

• Osobní údaje třetích osob – jedná se o Osobní údaje rodinných příslušníků, které nám obvykle sdělujete při poskytování právních služeb (např. údaje týkající se Vašeho manžela / manželky, dětí a dalších osob);

• ostatní údaje – jedná se o údaje nepatřící do žádné z výše uvedených kategorií týkající se Vaší osoby (např. údaje o tom, že je proti Vám vedeno exekuční řízení, insolvenční či jiné řízení).

11. ZDROJE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Naše advokátní kancelář získává Osobní údaje z různých zdrojů, přičemž základním zdrojem je sám Subjekt údajů. 

Nejčastěji nám Vaše Osobní údaje sdělíte v rámci poskytování právních služeb, při následné komunikaci či vyřizování Vašich požadavků a pokynů, avšak v některých situacích jsme nuceni takto poskytnuté Osobní údaje doplňovat z veřejných zdrojů či od třetích osob. Osobní údaje získáváme rovněž vlastní činností v rámci poskytování právních služeb.

Mezi základní zdroje Osobních údajů tedy patří:

• veřejné zdroje – jedná se především o veřejně přístupné rejstříky, seznamy a evidence (např. obchodní rejstřík, insolvenční rejstřík, katastr nemovitostí, živnostenský rejstřík, centrální evidence exekucí apod.);

• interní zdroje – Osobní údaje vznikající přímo v rámci poskytovaných právních služeb a další interní činností;

• třetí osoby – jedná se o Osobní údaje, získané od třetích osob (např. informace získané od protistrany v rámci soudního sporu).

12. POVINNOST POSKYTOVAT OSOBNÍ ÚDAJE NAŠÍ ADVOKÁTNÍ KANCELÁŘI

Poskytnutí Osobních údajů naší advokátní kanceláři je dobrovolné; v některých případech by Vám však naše advokátní kancelář bez získaných Osobních údajů nebyla schopna poskytovat své služby. V některých případech nám sběr Osobních údajů ukládají přímo příslušné právní předpisy (např. zpracování rodného čísla pro účely Vaší identifikace).

V případě, že příslušné právní předpisy vyžadují udělení Vašeho souhlasu se zpracováním Osobních údajů, budou Osobní údaje ze strany naší advokátní kanceláře zpracovávány pouze na základě Vámi svobodně uděleného souhlasu se zpracováním Osobních údajů. Takový souhlas je možné kdykoliv odvolat. 

13. PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Vaše Osobní údaje zásadně zpracováváme v rámci naší advokátní kanceláře. V případech stanovených příslušnými právními předpisy či opodstatněných Oprávněným zájmem naší advokátní kanceláře či Vámi uděleným souhlasem se zpracováním Osobních údajů mohou být Vaše Osobní údaje zpracovány i subjekty mimo naši advokátní kancelář.

Osobní údaje nejčastěji zpřístupňujeme spolupracujícím advokátům, překladatelům, tlumočníkům a dalším pracovníkům naší advokátní kanceláře, jakož i jednotlivým Zpracovatelům Osobních údajů, kteří jsou ve smluvním vztahu s naší advokátní kanceláří. Naše advokátní kancelář spolupracuje výhradně s takovými partnery, kteří splňují nejpřísnější požadavky v oblasti ochrany Osobních údajů.

Mezi Příjemce Osobních údajů patří nejčastěji poskytovatelé IT služeb, bankovní instituce, auditorské společnosti, znalci, tlumočníci, účetní a daňoví poradci apod.  

Osobní údaje mohou být dále předávány dalším Správcům Osobních údajů, nejčastěji orgánům státní správy, soudům, rozhodcům či rozhodčím soudům, orgánům činným v trestním řízení, orgánům bankovního dohledu, exekutorským úřadům, notářům, insolvenčním správcům atd. 

Mezi Příjemce Vašich Osobních údajů mohou patřit i třetí osoby jako např. účastníci sporů, případně jejich zástupci. V takovém případě jsou však Vaše Osobní údaje vždy předávány v rámci plnění povinností vyplývající pro naši advokátní kancelář z uzavřené smlouvy o poskytování právních služeb, případně z příslušných právních předpisů, vždy však za maximálního respektování povinnosti mlčenlivosti a dalších povinností naší advokátní kanceláře ve vztahu k našim klientům.

14. PŘEDÁVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ DO ZAHRANIČÍ

Vzhledem ke skutečnosti, že naše advokátní kancelář poskytuje komplexní právní poradenství rovněž v součinnosti se zahraničními subjekty, může docházet k předávání Osobních údajů i mimo území, kde se nachází sídlo příslušného Správce. V drtivé většině případů se jedná o předání Osobních údajů v rámci států Evropské unie, které sdílejí patřičné standardy ochrany Osobních údajů. 

K předávání Osobních údajů mimo Evropskou unii dochází ve zcela výjimečných případech a v souladu s obecnými zásadami pro předávání Osobních údajů stanovenými v čl. 44 a násl. GDPR.

15. DOBA ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Naše advokátní kancelář zpracovává Osobní údaje pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k Účelům jejich zpracování a dále po dobu, po kterou je naše advokátní kancelář, jakožto Správce Osobních údajů, povinna Osobní údaje zpracovávat dle obecně závazných právních předpisů. Naše advokátní kancelář striktně dodržuje interní pravidla archivace, která zajišťují, že Osobní údaje nejsou zpracovávány déle, než je nezbytně nutné. 

V případě udělení souhlasu se zpracováním Osobních údajů pro konkrétní Účel zpracování jsou Vaše Osobní údaje zpracovávány po dobu, která je v souladu s dobou, na kterou byl Váš souhlas se zpracováním Osobních údajů udělen. Na základě Oprávněného zájmu naší advokátní kanceláře byla doba zpracování Osobních údajů nastavena tak, aby odpovídala danému Účelu zpracování.

Po skončení naší spolupráce významně omezíme použití Vašich Osobních údajů, avšak Osobní údaje i nadále uchováváme z důvodu plnění povinností stanovených příslušnými právními předpisy (zejm. plnění archivační povinnosti) a z důvodu ochrany Oprávněných zájmů naší advokátní kanceláře v podobě ochrany našich práv a uplatňování nároků v případném soudním či jiném řízení. Pokud zjistíme, že Vaše Osobní údaje již nadále nejsou potřebné pro žádný ze stanovených Účelů jejich zpracování, automaticky takové Osobní údaje vymažeme.

Účel zpracování	Doba zpracování
poskytování právních služeb a zastupování klientů před soudy a orgány veřejné moci	po celou dobu trvání smluvního vztahu
plnění povinností stanovených právními předpisy	po dobu stanovenou příslušným právním předpisem
spolupráce s obchodními partnery	po dobu trvání smluvního vztahu s obchodním partnerem
náborová činnost	po dobu trvání výběrového řízení a v případě uděleného souhlasu se zpracováním Osobních údajů po dobu, na kterou byl souhlas udělen
pořádání vzdělávacích a společenských akcí	po dobu trvání vzdělávací či společenské akce a 1 rok po jejím skončení
zasílání obchodních sdělení a nabídek služeb	po celou dobu trvání smluvního vztahu a po dobu 1 roku po skončení smluvního vztahu (u stávajících klientů), případně po dobu, na kterou byl udělen souhlas se zpracováním Osobních údajů
ochrana majetku, práv a právem chráněných zájmů naší advokátní kanceláře	po dobu 10 let od ukončení smluvního vztahu, nestanoví-li zvláštní právní předpisy jinak (např. upravující výkon advokacie), anebo pokud v odůvodněném případě nevznikne potřeba uchovávat Osobní údaje po jinou dobu v souvislosti s konkrétním případem
klientská administrativa	po dobu poskytování právních a souvisejících služeb

18. INFORMOVÁNÍ O PŘIJATÝCH OPATŘENÍCH

Informace o přijatých opatřeních v souvislosti s uplatněním Vašich práv Vám poskytneme bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 1 měsíce. Ve výjimečných případech (zejména z důvodu složitosti Vašeho požadavku) je naše advokátní kancelář oprávněna tuto lhůtu prodloužit o další 2 měsíce. O případném prodloužení Vás samozřejmě budeme včas informovat. 

19. PLATNOST A ÚČINNOST

Tyto informace o zpracování Osobních údajů jsou platné a účinné ke dni 25.05.2018. Aktuální znění je uveřejněno na webových stránkách www.dolezalpartners.com.