Nasza kancelaria prawna niniejszym pragnie poinformować Państwa o sposobie przetwarzania danych osobowych, w tym w szczególności o rodzaju gromadzonych danych osobowych, rodzaju źródeł, z których dane osobowe zyskuje, o celu przetwarzania danych osobowych, jakim podmiotom trzecim jest uprawniona przekazywać dane osobowe oraz o prawach, które Państwu przysługują w danym zakresie.

Dane osobowe chronimy jako ściśle poufne i zawsze traktujemy je zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi, w szczególności zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwane dalej „RODO”).

1. DEFINICJE

Dane osobowe oznaczają wszelkie informacje dotyczące konkretnej zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej (np. imię, wiek, data urodzenia, adres IP)

Przetwarzanie oznacza dowolną operację lub zestaw operacji wykonywanych na Danych osobowych lub zestawach Danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnienie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie Danych osobowych.

Cel przetwarzania oznacza odpowiedni powód przetwarzania Danych osobowych przez naszą kancelarię adwokacką.

Podstawa prawna przetwarzania oznacza przez przepisy prawne uprawnienie Administratora do przetwarzania Danych osobowych.

Prawnie uzasadniony interes oznacza jedną z Podstaw prawnych przetwarzania, reprezentując interes naszej kancelarii adwokackiej w przetwarzaniu Danych osobowych, w którego sprawie Osoba, której dane dotyczą, miała uzasadnione oczekiwania, oraz który nadmiernie nie narusza prywatności i praw do ochrony Danych osobowych danej Osoby, której dane dotyczą (np. interes w ochronie praw naszej kancelarii adwokackiej podczas postępowania sądowego lub innych).

Osoba, której dane dotyczą oznacza osobę fizyczną, której dotyczą Dane osobowe (zazwyczaj klient lub partner biznesowy naszej kancelarii adwokackiej).

Administrator oznacza osobę fizyczną lub prawną, która ustala Cel przetwarzania Danych osobowych oraz sposoby, za pomocą których zostanie przetwarzanie Danych osobowych zrealizowane.

Podmiot przetwarzający oznacza osobę fizyczną lub prawną upoważnioną przez Administratora do wykonywania określonej czynności, przy której konieczne jest przetwarzanie Danych osobowych (np. usługodawca z zakresu IT).

Odbiorca oznacza podmiot, któremu ujawnia się Dane osobowe (np. urząd skarbowy, sąd itp.)

2. OGÓLNE ZASADY DOTYCZĄCE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Nasza kancelaria adwokacka przestrzega najwyższych standardów ochrony Danych osobowych podczas ich przetwarzania, w szczególności przestrzega w maksymalnym możliwym zakresie następujących zasad:

zgodność z prawem nasza kancelaria adwokacka przetwarza Dane osobowe rzetelnie i wyłącznie w sposób zgodny z prawem;

przejrzystość nasza kancelaria adwokacka dba, by wszystkie informacje dotyczące Danych osobowych były zwięzłe, łatwo dostępne i zrozumiałe;

ograniczenie celu nasza kancelaria adwokacka przetwarza Dane osobowe wyłącznie w uprzednio określonych i prawnie uzasadnionych celach;

minimalizacja nasza kancelaria adwokacka przetwarza Dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do właściwego ustalonego Celu przetwarzania;

prawidłowość nasza kancelaria adwokacka przetwarza wyłącznie prawidłowe Dane osobowe, które w razie potrzeby aktualizuje;

ograniczenie czasowe nasza kancelaria adwokacka przetwarza Dane osobowe wyłącznie przez okres niezbędny do Celu przetwarzania;

bezpieczeństwo nasza kancelaria chroni oraz przetwarza Dane osobowe w sposób zapewniający wysoki poziom bezpieczeństwa Danych osobowych a który uniemożliwia nieuprawniony dostęp do Danych osobowych, ich zmianę, zniszczenie lub utratę, oraz ich nadużycie; nasza kancelaria adwokacka przestrzega odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony Danych osobowych.

3. SPOSÓB PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Sposób, w jaki nasza kancelaria adwokacka przetwarza Państwa Dane osobowe, zawiera ręczne i zautomatyzowane przetwarzanie Danych osobowych w systemach wewnętrznych i bazach danych naszej kancelarii adwokackiej.

Państwa Dane osobowe są przetwarzane głównie przez pracowników naszej kancelarii oraz adwokatów współpracujących z naszą kancelarią lub przez osoby trzecie, które zostały upoważnione do przetwarzania Państwa Danych osobowych przez naszą kancelarię adwokacką lub które przetwarzają Dane osobowe w celu wypełniania obowiązków określonych przez obowiązujące przepisy prawne.

4. ADMINISRATOR DANYCH OSOBOWYCH

Podczas przetwarzania Państwa Danych osobowych nasza kancelaria adwokacka działa z pozycji Administratora Danych osobowych. W razie jakichkolwiek wymogów, uwag, wniosków lub skarg dotyczących przetwarzania Danych osobowych przez naszą kancelarię adwokacką mogą się Państwo z naszą kancelarią skontaktować za pośrednictwem następujących danych kontaktowych:

Republika Czeska:

Republika Słowacka:

Rzeczpospolita Polska:

5. CEL PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Nasza kancelaria adwokacka przetwarza Dane osobowe w związku ze świadczeniem usług prawnych a doradztwa w dziedzinie prawa oraz związaną z tym działalnością gospodarzą, jak również w związku z organizacją wydarzeń edukacyjnych oraz społecznościowych.

Dane osobowe mogą zostać przetwarzane przez naszą kancelarię w następujących Celach:

• świadczenie usług prawnych oraz reprezentowanie klientów przed sądami oraz organami administracji publicznej – w szczególności dotyczy to świadczenia usług prawnych a spełniania wymagań oraz instrukcji klientów zgodnie z przepisami prawnymi regulującymi przede wszystkim wykonywanie zawodu adwokata;

• wypełnienie obowiązków określonych przepisami prawnymi – dotyczy to przetwarzania Danych osobowych w związku z wypełnianiem obowiązków określonych odpowiednimi przepisami prawnymi, w szczególności przepisów z zakresu prawa podatkowego i rachunkowości, prowadzenia akt prawnych i innych obowiązków wynikających z przepisów zawodowych i innych przepisów związanych z wykonywaniem zawodu adwokata;

• współpraca z partnerami biznesowymi – dotyczy to przetwarzania Danych osobowych w ramach relacji z partnerami biznesowymi naszej kancelarii adwokackiej, partnerskimi kancelariami adwokackimi oraz innymi kancelariami a dostawcami produktów oraz usług dla naszej kancelarii;

• rekrutacja – dotyczy to przetwarzania Danych osobowych kandydatów do pracy lub poszukujących innej formy współpracy z naszą kancelarią;

• organizacja wydarzeń edukacyjnych i społecznościowych – dotyczy to przetwarzania Danych osobowych np. w ramach rejestracji uczestników zajęć a wydarzeń społecznościowych organizowanych przez naszą kancelarię, możliwe kontaktowanie uczestników itp.;

• wysyłanie komunikatów handlowych i ofert świadczenia usług – dotyczy to przetwarzania Danych osobowych podczas oferowania usług prawnych naszej kancelarii zgodnie z zasadami określonymi przepisami zawodowymi związanymi z wykonywaniem zawodu adwokata;

• ochrona majątku, praw a prawem chronionych interesów naszej kancelarii adwokackiej – dotyczy to przetwarzania Danych osobowych związanych z ustaleniem, dochodzeniem lub ochroną roszczeń naszej kancelarii adwokackiej, także w odniesieniu do majątku naszej kancelarii adwokackiej;

• administracja dotycząca klientów – dotyczy to przetwarzania Danych osobowych związanych z wewnętrzną administracją byłych, obecnych i potencjalnych klientów naszej kancelarii adwokackiej, systemu zarządzania aktami klientów a indywidualnych spraw.

7. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH NA PODSTAWIE UZASADNIONEGO INTERESU

Ochrona Uzasadnionych interesów naszej kancelarii adwokackiej jest jedną z Podstaw prawnych przetwarzania Danych osobowych. Nasza kancelaria adwokacka jest uprawniona do przetwarzania Danych osobowych na podstawie tej Podstawy prawnej przetwarzania wyłącznie w przypadku, gdy podczas takiego przetwarzania Danych osobowych nie dochodzi do nieproporcjonalnego naruszania Państwa prywatności lub Państwa praw oraz gdy Państwo takiego przetwarzania przewidujecie.  

W przypadku przetwarzania Danych osobowych przeprowadzonego na podstawie ochrony Uzasadnionych interesów naszej kancelarii adwokackiej mają Państwo prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Danych osobowych na podstawie powodów dotyczących Państwa szczególnej sytuacji. Nasza kancelaria jest zobowiązana do rozpatrzenia Państwa sprzeciwu w odniesieniu do przyczyny jego wniesienia.

W przypadku wniesienia przez Państwa sprzeciwu wobec przetwarzaniu Danych osobowych przez naszą kancelarię adwokacką w celu marketingu bezpośredniego kancelaria nie odmówi podjęcia działań i Państwa Dane osobowe nie będą już w niniejszym celu przetwarzane.

W związku z tym dodajemy, że zakończenie przetwarzania Danych osobowych na podstawie wniesionego sprzeciwu niekoniecznie oznacza zniszczenia Danych osobowych; Dane osobowe mogą zostać przetwarzane przez naszą kancelarię w innym celu lub zgodnie z innymi Podstawami prawnymi przetwarzania.

Ze względu na przejrzystość oraz dla Państwa wiadomości niżej podajemy listę Celów przetwarzania przeprowadzanych w ramach naszego Uzasadnionego interesu:

• ochrona naszych praw a interesów chronionych przez prawo;

• ochrona majątku naszej kancelarii adwokackiej;

• adresowanie do naszych istniejących klientów w celu marketingu (marketingu bezpośredniego);

• administracja dotycząca klientów.

8. KATEGORIE PRZETWARZANYCH DANYCH OSOBOWYCH

Nasza kancelaria adwokacka przetwarza Dane osobowe zgodnie z powyżej określonymi Celami przetwarzania oraz przetwarza Dane osobowe, które są niezbędne w szczególności do prawidłowego świadczenia usług i przestrzegania odpowiednich obowiązków przez naszą kancelarię adwokacką. Nasza kancelaria adwokacka przetwarza następujące kategorie Danych osobowych:

• dane identyfikacyjne – Dane osobowe służące do jednoznacznej i niewątpliwej identyfikacji Osoby, której dane dotyczą (w szczególności imię, nazwisko, tytuł, dana urodzenia, podpis itp.);

• dane kontaktowe – Dane osobowe umożliwiające kontakt z Osobą, której dane dotyczą (w szczególności adres doręczenia, numer telefonu, adres e-mailowy itp.);

• dane płatnicze – Dane osobowe niezbędne do rozliczenia wynagrodzenia za świadczenie naszych usług lub np. w celu prowadzenia depozytu adwokackiego środków pieniężnych (np. numer konta, identyfikacja instytucji bankowej i inne dane dotyczące transakcji);

• dane profilu – podstawowe cechy fizjologiczne (wiek, płeć), społeczno-ekonomiczne dane (np. dane dotyczące dochodów, majątku), cechy społeczno-demograficzne (stan cywilny, liczba dzieci, informacje o mieszkaniu i gospodarstwie domowym, edukacji, pozycji w pracy itp.);

• dane wrażliwe – dotyczą to szczególnych kategorii Danych osobowych (np. dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej, dane dotyczące poglądów politycznych, przekonania religijne lub przynależność do związków zawodowych) a dane dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa;

• dane osobowe generowane przez nasze działania – dotyczy to w szczególności identyfikatory przez nas przydzielone w celu ich ewidencji (np. numer, pod którym Państwo występujecie w naszym systemie informacyjnym), zapis dotyczący preferowanego przez Państwa języka komunikacji lub Państwa specyficzne wymagania, które nam zostały przekazane;

• dane osobowe trzecich podmiotów – dotyczy to Danych osobowych członków rodziny, które są zazwyczaj nam przekazywane w związku ze świadczeniem usług prawnych (np. dane dotyczące małżonka / małżonki, dzieci i innych osób);

• inne dane – są to dane dotyczące Państwa, które nie należą do żadnej z powyższych kategorii (np. informacja o postępowaniu egzekucyjnym prowadzonym wobec Państwa, o postępowaniu upadłościowym lub innym).

9. ŹRÓDŁA DANYCH OSOBOWYCH

Nasza kancelaria adwokacka uzyskuje Dane osobowe z różnych źródeł. Podstawowym źródłem jest sama Osoba, której dane dotyczą.

Zazwyczaj ujawniają nam Państwo Dane osobowe w ramach świadczenia usług prawnych, podczas późniejszej komunikacji lub realizacji Państwa wymagań i instrukcji, ale w niektórych przypadkach musimy przez Państwa ujawnione Dane osobowe uzupełnić ze źródeł publicznych lub od podmiotów trzecich. Dane osobowe uzyskujemy również za pośrednictwem własnych działań w ramach świadczenia usług prawnych.

Podstawowe źródła Danych osobowych obejmują:

• źródła publiczne – są to głównie publicznie dostępne rejestry, listy i ewidencje (np. rejestr przedsiębiorców, rejestr upadłości, rejestr nieruchomości, rejestr działalności gospodarczych, centralny rejestr komorniczy itp.)

• źródła wewnętrzne – Dane osobowe generowane bezpośrednio w ramach świadczenia usług prawnych i innych działań wewnętrznych;

• osoby trzecie – dotyczy to Danych osobowych uzyskanych od osób trzecich (np. informacje uzyskane od strony przeciwnej w ramach postępowania sądowego).

11. ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH

Państwa Dane osobowe zasadniczo są przetwarzane w ramach naszej kancelarii adwokackiej. W przypadkach określonych przez odpowiednie przepisy prawne lub usprawiedliwiony Uzasadnionym interesem naszej kancelarii adwokackiej oraz na podstawie udzielonej przez Państwa zgody na przetwarzanie Danych osobowych udzielonej, Państwa Dane osobowe mogą być również przetwarzane przez podmioty spoza naszej kancelarii adwokackiej.

Dane osobowe najczęściej udostępniamy współpracującym adwokatom, tłumaczom oraz innym pracownikom naszej kancelarii adwokackiej, a także poszczególnym Podmiotom przetwarzającym Dane osobowe, które zawarły umowę z naszą kancelarią. Nasza kancelaria adwokacka współpracuje wyłącznie z partnerami, którzy spełniają rygorystyczne wymagania w dziedzinie ochrony Danych osobowych.

Odbiorcami Danych osobowych są najczęściej usługodawcy z zakresu IT, instytucje bankowe, firmy audytorskie, biegli, tłumacze, księgowi oraz doradcy podatkowi itp.

Ponadto Dane osobowe mogą być przekazywane innym Administratorom Danych osobowych, najczęściej organom państwowym, sądom, arbitrom lub sądom arbitrażowym, organom ścigania, nadzorcom bankowym, komornikom, notariuszom, syndykom itp. Odbiorcami Państwa Danych osobowych mogą być również osoby trzecie, takie jak uczestnicy sporów lub ich przedstawiciele. Jednak w danym przypadku Państwa Dane osobowe są zawsze przekazywane w ramach wypełnienia zobowiązań naszej kancelarii prawnej wynikających z zawartej umowy o świadczeniu usług prawnych lub z odpowiednich przepisów prawnych, zawsze jednak z maksymalnym przestrzeganiem obowiązku poufności i innych obowiązków naszej kancelarii adwokackiej wobec naszych klientów.

12. PRZEKAZYWANIE DANYCH OSOBOWYCH ZA GRANICE

Ze względu na fakt, że nasza kancelaria świadczy kompleksowe doradztwo prawne również we współpracy z podmiotami zagranicznymi, Dane osobowe mogą być również przekazywane poza terytorium, na którym znajduje się siedziba danego Administratora. W zdecydowanej większości przypadków Dane osobowe są przekazywane w ramach krajów Unii Europejskiej, które podzielają takie same standardy ochrony Dany osobowych.

Przekazywanie Danych osobowych poza Unię Europejską odbywa się w wyjątkowych przypadkach i zgodnie z ogólnymi zasadami przekazywania Danych osobowych określonych w art. 44 i n. RODO.

13. OKRES PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Nasza kancelaria adwokacka przetwarza Dane osobowe wyłącznie przez okres, który jest niezbędny ze względu na Cele ich przetwarzania oraz przez okres, w którym nasza kancelaria adwokacka jako Administrator Danych osobowych ma obowiązek przetwarzania Danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi. Nasza kancelaria adwokacka ściśle przestrzega wewnętrznych zasad archiwizacji, które zapewniają, że Dane osobowe nie będą przetwarzane przez okres dłuższy niż jest to konieczne.

W przypadku udzielenia zgody na przetwarzanie Danych osobowych w określonym Celu przetwarzania, Dane osobowe są przetwarzane przez okres zgodny z czasem, na który Państwo udzielili zgody na przetwarzanie Danych osobowych. Na podstawie Uzasadnionych interesów naszej kancelarii okres przetwarzania Danych osobowych zostaje dostosowany do Celu przetwarzania.

Po zakończeniu naszej współpracy znacząco ograniczamy korzystanie z Państwa Danych osobowych, ale Dane osobowe będziemy i nadal przechowywać w celu wypełnienia zobowiązań określonych przez obowiązujące przepisy prawne (w szczególności wypełnianie obowiązków związanych z archiwizacją) oraz w celu ochrony Uzasadnionych interesów naszej kancelarii adwokackiej w zakresie ochrony naszych praw i dochodzenia roszczeń w możliwych postępowaniach sądowych lub innych. Jeżeli okaże się, że Państwa Dane osobowe nie są już potrzebne do żadnego z określonych celów, automatycznie takie Dane osobowe usuniemy.

16. INFORMACJA O PODJĘTYCH DZIAŁANIACH NAPRAWCZYCH

Informację o podjętych działaniach naprawczych w związku z korzystaniem z Państwa praw udzielimy Państwu bezzwłocznie, nie później niż w ciągu 1 miesiąca. W wyjątkowych przypadkach (szczególnie ze względu na złożoność Państwa żądania) nasza kancelaria adwokacka jest uprawniona do przedłużenia danego okresu o 2 miesiące. O możliwym przedłużeniu uprzednio Państwa poinformujemy.

17. WAŻNOŚĆ I SKUTECZNOŚĆ

Niniejsze informacje dotyczące Danych osobowych obowiązują od 25.05.2018. Aktualna wersja jest dostępna na stronie internetowej www.dolezalpartner.com.