INFORMACJE DLA SYGNALISTÓW

w odniesieniu do spółki

Doležal & Partners s.r.o., advokátní kancelář

REGON: 024 53 436

z siedzibą Brno, Koliště 1912/13, kod pocztowy 602 00

wpisana w rejestrze handlowym prowadzonym przez Sąd Rejonowy w Brnie, nr. wpisu C 81289

(dalej tylko „Spółka“)

1. CZEGO DOTYCZY TA INFORMACJA?

Spółka niniejszym informuje, że zgodnie z ustawą nr. 253/2008 Dz.U. o niektórych środkach przeciwko legalizacji dochodów z przestępstwa i finansowaniu terroryzmu, z późniejszymi zmianami („zákon č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizacji výnosů z trestné činnosti a finnacování terrorismu, v aktuálním znění” zwaną dalej „AMLZ„) oraz ustawą nr 171/2023 Dz.U. o ochronie sygnalistów, z późniejszymi zmianami („zákon č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, v aktuálním znění“ zwaną dalej „ustawą o ochronie sygnalistów„), prowadzi wewnętrzny system zgłaszania nieprawidłowości i zapewnia ochronę sygnalistów, którzy dokonają zgłoszenia za pośrednictwem tego systemu.

Niniejsza informacja dla osób zgłaszających (dalej tylko „Informacja„) zawiera podstawowe informacje:

• o sposobach, jakimi osoby mogą dokonywać zgłoszeń,
• o osobie kompetentnej do przyjmowania zgłoszeń, w tym dane kontaktowe,
• o prawach i obowiązkach osoby dokonującej zgłoszenia i Spółki wobec osoby dokonującej zgłoszenia, oraz
• o zasadach przechowywania dokumentacji i informacji dotyczących powiadomień.

2. KTO MOŻE DOKONAĆ ZGŁOSZENIA?

Zgłoszenie może zostać dokonane przez (zwany dalej „sygnalista„):

• były, obecny lub przyszły pracownik Spółki
• wolontariusz wykonujący działania w wolontariacie na rzecz Spółki,
• płatny lub bezpłatny stażysta Spółki,
• osoba samozatrudniona współpracująca ze Spółką,
• osoba wykonująca prawa związane z udziałem w Spółce,
• osoba pełniąca funkcję członka organu Spółki,
• osoba wykonująca zadania w zakresie działalności Spółki, w interesie Spółki, w jej imieniu lub na jej rachunek,
• każda osoba pracująca dla wykonawcy, dostawcy, podwykonawcy lub podobnego wykonawcy Spółki.

3. CO TO JEST ZGŁOSZENIE?

Zgłoszenie oznacza komunikat zawierający informacje o możliwym naruszeniu w rozumieniu art. 4 niniejszej Informacji, które zostało popełnione / ma zostać popełnione przez Spółkę, jakiegokolwiek pracownika Spółki lub osobę reprezentującą Spółkę lub działającą jako organ kontrolny Spółki, i o którym zgłaszający dowiedział się w związku z pracą lub inną podobną działalnością w Spółce lub na rzecz Spółki.

Zgłoszenie musi zawierać informacje o możliwym naruszeniu. Ponadto, w celu dokonania właściwej oceny i zbadania zgłoszenia, zgłoszenie powinno zawierać co najmniej następujące informacje:

• identyfikację podejrzanych o popełnienie przestępstwa i innych zaangażowanych osób,
• szczegółowy opis naruszenia prawa,
• konkretne dowody naruszenia lub jakąkolwiek konkretną wiedzę potwierdzającą podejrzenie naruszenia,
• dane kontaktowe (adres, adres e-mail itp.), na które można przesłać potwierdzenie odbioru zgłoszenia i powiadomienie o wynikach oceny otrzymanego zgłoszenia; jeżeli zgłaszający nie życzy sobie otrzymania potwierdzenia odbioru zgłoszenia i/lub powiadomienia o wynikach oceny zgłoszenia, powinien to wyraźnie zaznaczyć przy składaniu zgłoszenia.

Zgłoszenie powinno również zawierać imię, nazwisko i datę urodzenia zgłaszającego lub inne informacje, z których można wywnioskować tożsamość zgłaszającego. Jeśli informacje te nie są znane odpowiedniej osobie w Spółce, otrzymanie zgłoszenia nie może zostać potwierdzone zgłaszającemu ani nie można podjąć innych działań zgodnie z niniejszymi Informacjami, AMLZ i ustawą o ochronie sygnalistów, ani nie można zapewnić ochrony przed działaniami odwetowymi ze strony Spółki, dopóki tożsamość zgłaszającego nie będzie znana.

4. CO MOŻE BYĆ PRZEDMIOTEM ZGŁOSZENIA?

Przedmiotem zgłoszenia może być czyn niezgodny z prawem, który:

• posiada znamiona przestępstwa,
• ma znamiona wykroczenia, za które może zostać nałożona grzywna w wysokości co najmniej 100 000,- CZK,
• narusza zasady ochrony sygnalistów,
• narusza inny przepis prawa Republiki Czeskiej lub przepisy prawa Unii Europejskiej w zakresie obszarów wymienionych poniżej w Artykule 4 niniejszej Informacji.

Zgłoszenie naruszenia przez Spółkę może dotyczyć w szczególności następujących obszarów:

• podatek dochodowy od osób prawnych,
• zapobieganie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
• ochrona i bezpieczeństwo konsumentów oraz zgodność z wymogami prawnymi dotyczącymi produktów,
• bezpieczeństwo transportu i ruchu drogowego,
• ochrona środowiska, bezpieczeństwo żywności,
• zamówienia publiczne i konkurencja,
• ochrona porządku i bezpieczeństwa wewnętrznego, życia i zdrowia,
• ochrona danych osobowych, prywatności i bezpieczeństwa sieci łączności elektronicznej i systemów informatycznych.

5. KOMU I W JAKI SPOSÓB MOŻNA DOKONAĆ ZGŁOSZENIA?

Zgłoszenia można dokonać do następującej osoby (zwanej dalej „Osoba kompetentna„):

JUDr. Ondřej Doležal, członek zarządu
e-mail: dolezal@dolezalpartners.com
numer telefonu: + 420 608 911 355
adres: Brno, Koliště 1912/13, kod pocztowy 602 00, Republika Czeska

Zgłoszenie może zostać dokonane za pośrednictwem wewnętrznego systemu zgłoszeniowego Spółki jako zgłoszenie wewnętrzne lub za pośrednictwem systemu zgłoszeniowego Ministerstwa Sprawiedliwości jako zgłoszenie zewnętrzne (zob. art. 8 niniejszej Informacji).

Powiadomienie za pośrednictwem wewnętrznego systemu powiadomień może być dokonane:

• osobiście po wcześniejszym uzgodnieniu w biurze Osoby kompetentnej,
• pisemnie w formie papierowej pocztą wysłaną na adres korespondencyjny Osoby kompetentnej, zawsze do rąk Osoby kompetentnej, z kopertą oznaczoną ” Zgłoszenie – nie otwierać – tylko do rąk Osoby kompetentnej”.
• za pośrednictwem wiadomości e-mail wysłanej na adres e-mail Osoby kompetentnej,
• poprzez połączenie telefoniczne z numerem telefonu Osoby kompetentnej.

7. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH OSOBOWYCH

Spółka jest zobowiązana do zapewnienia ochrony danych osobowych sygnalisty, a także danych osobowych osób trzecich wymienionych w zgłoszeniu. W tym celu Spółka wdrożyła następujące środki techniczne i organizacyjne w celu zabezpieczenia danych osobowych przed nieuprawnionym przetwarzaniem, zniszczeniem lub utratą:

• dostęp do danych osobowych sygnalisty, jak również do danych osobowych osób trzecich wymienionych w zgłoszeniu, będzie miała wyłącznie Osoba kompetentna, z wyjątkiem sytuacji, w których ujawnienie danych osobowych jest wymagane przez obowiązujące prawo w związku z dochodzeniami i postępowaniami prowadzonymi na podstawie zgłoszenia sygnalisty,
• dane osobowe w formie elektronicznej będą przechowywane w systemie elektronicznym zabezpieczonym hasłami dostępu oraz narzędziami antywirusowymi i innymi narzędziami ochrony przed nieuprawnionym dostępem osób trzecich,
• dane osobowe w formie fizycznej będą przechowywane w wyznaczonych lokalizacjach w zamykanych repozytoriach, z dala od normalnego zasięgu osób innych niż Osoba kompetentna,
• dane osobowe nie będą przechowywane ani przetwarzane w żaden inny sposób po upływie ściśle niezbędnego okresu przetwarzania.

Więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych znajduje się w załączniku do niniejszej Informacji.

8. POWIADOMIENIA ZEWNĘTRZNE

Sygnalista, który z jakiegokolwiek powodu nie chce dokonać zgłoszenia za pośrednictwem wewnętrznego systemu zgłoszeniowego Spółki zgodnie z powyższymi zasadami, ma prawo dokonać zgłoszenia za pośrednictwem zewnętrznego kanału zgłoszeniowego ustanowionego przez Ministerstwo Sprawiedliwości za pośrednictwem następującego łącza: https://oznamovatel.justice.cz/chci-podat-oznameni/. Zgłoszenie za pośrednictwem tego kanału nie może być jednak dokonane, jeśli dotyczy naruszenia obowiązków wynikających z AMLZ.

Załącznik Informacji dla powiadamiających

INFORMACJE O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

1. INFORMACJE WSTĘPNE

Spółka Doležal & Partners s.r.o., advokátní kancelář, REGON: 024 53 436, z siedzibą Brno, Koliště 1912/13, kod pocztowy 602 00, wpisana do rejestru handlowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Brnie, nr. pl. C 81289 (dalej tylko „Spółka“), jako administrator danych osobowych, niniejszym informuje o podstawowych zasadach przetwarzania danych osobowych zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanym dalej „RODO„) oraz ustawą nr 110/2019 Dz.U. o przetwarzaniu danych osobowych z późniejszymi zmianami, na podstawie których Spółka przetwarza Pani/Pana dane osobowe w związku ze zgłoszeniem naruszenia (zwana dalej „osoby której dane dotyczą„).

2. CEL PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Spółka przetwarza dane osobowe osoby, której dane dotyczą, w celu zbadania zgłoszenia możliwego naruszenia dokonanego przez osobę, której dane dotyczą, oraz przeprowadzenia powiązanych dochodzeń i postępowań w następstwie takiego zgłoszenia, a także w celu wypełnienia przez Spółkę zobowiązań wynikających z obowiązującego prawa oraz w celu ochrony uzasadnionych interesów Spółki.

3. PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych osoby, są:

1. zgodność ze zobowiązaniami prawnymi, którym podlega Spółka w związku z przepisami dotyczącymi ochrony sygnalistów w rozumieniu art. 6 ust. 1 lit. c) RODO; oraz
2. uzasadnione interesy Spółki w rozumieniu art. 6 ust. 1 lit. f) RODO w formie środków podjętych w następstwie powiadomienia o możliwym naruszeniu.

4. ZAKRES PRZETWARZANYCH DANYCH OSOBOWYCH

Dane osobowe, osoby, której dane dotyczą, są przetwarzane w zakresie danych osobowych podanych przez osobę, której dane dotyczą, w zawiadomieniu o możliwym naruszeniu lub w zakresie danych identyfikacyjnych i kontaktowych osoby, której dane dotyczą.

7. INFORMACJE O MOŻLIWYCH ODBIORCACH DANYCH OSOBOWYCH I ZAMIARZE PRZEKAZANIA DANYCH OSOBOWYCH STRONOM TRZECIM

Dane osobowe osoby, której dane dotyczą, oraz dane osobowe zawarte w zawiadomieniu o możliwym naruszeniu mogą zostać przekazane właściwym sądom, organom administracyjnym, organom policji lub innym właściwym organom publicznym, a także profesjonalnym doradcom Spółki (np. prawnikom itp.) na warunkach określonych w odpowiednich przepisach.

Spółka nie zamierza przekazywać danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, z wyjątkiem sytuacji, gdy zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa Unii Europejskiej i gdy właściwe organy wymagają identyfikacji osoby, której dane dotyczą.

8. DALSZE INFORMACJE NA TEMAT PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Dane osobowe są przetwarzane ręcznie w fizycznej lub elektronicznej formie.

Dane osobowe nie będą przetwarzane przez podmioty przetwarzające dane osobowe. Dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie przez osoby wyraźnie do tego upoważnione.