INFORMATIONEN FÜR DIE HINWEISGEBER

in Bezug auf die Rechtsanwaltskanzlei

Doležal & Partners s.r.o., advokátní kancelář

Id.-Nr.: 024 53 436

mit Sitz Brno, Koliště 1912/13, PLZ 602 00

eingetragen im Handelsregister beim Landgericht in Brno, AZ: C 81289

(ferner nur als die „Gesellschaft“)

1. WAS IST DER GEGENSTAND DIESER INFORMATION?

Die Gesellschaft informiert hiermit, dass sie in Übereinstimmung mit dem Gesetz Nr. 253/2008 Ges.-Slg., über einige Maßnahmen gegen die Legalisierung von Erträgen aus Straftaten und die Terrorismusfinanzierung, in der aktuellen Fassung (ferner nur das „GWG“) und mit dem Gesetz Nr. 171/2023 Ges.-Slg., über den Schutz der Hinweisgeber, in der aktuellen Fassung (ferner nur das „Hinweisgeberschutzgesetz“) ein internes Hinweisgebersystem betreibt und den Schutz der Hinweisgeber sicherstellt, die mittels dieses Hinweisgebersystems Mitteilungen übermitteln können.

In dieser Information für die Hinweisgeber (ferner nur als die „Information“) finden Sie grundlegende Informationen:

• zu den Arten, wie die Personen Meldungen tätigen können,
• zu der zuständigen Person einschließlich Kontaktdaten,
• über die Rechte und Pflichten der meldenden Person, sowie der Gesellschaft gegenüber der meldenden Person und
• über die Regeln zur Erfassung der erhobenen Daten und Informationen zu den Meldungen.

2. WER KANN DIE MELDUNG ABGEBEN?

Die Meldung kann abgeben (ferner nur der „Hinweisgeber“):

• ein ehemaliger, gegenwärtiger oder künftiger Arbeitnehmer der Gesellschaft
• ein Freiwilliger, der Freiwilligentätigkeit für die Gesellschaft ausübt,
• ein bezahlter oder unbezahlter Praktikant bei der Gesellschaft,
• ein selbständiger Erwerbstätiger, der mit der Gesellschaft kooperiert,
• eine Person, die Rechte in Verbindung mit der Beteiligung an der Gesellschaft ausübt,
• eine Person, die eine Funktion als Mitglied eines Gesellschaftsorgans ausübt,
• eine Person, die Aufgaben im Rahmen der Tätigkeit der Gesellschaft, im Interesse, im Namen oder auf Rechnung der Gesellschaft erfüllt,
• jegliche Person, die für einen Auftraggeber, Lieferanten, ein Subunternehmen oder ähnlichen Vertragspartner der Gesellschaft arbeitet.

3. WAS IST EINE MELDUNG?

Unter der Meldung versteht sich eine Mitteilung, die Informationen über eine eventuell rechtswidrige Handlung im Sinne des Art. 4 dieser Information enthält, die die Gesellschaft, jeglicher Arbeitnehmer der Gesellschaft, bzw. jegliche Person begangen hat / oder begehen soll, die die Gesellschaft vertritt oder die die Tätigkeit des Aufsichtsorgans der Gesellschaft ausübt, und von der der Hinweisgeber im Zusammenhang mit der Arbeit oder einer ähnlichen Tätigkeit in der Gesellschaft oder für die Gesellschaft erfahren hat.

Die Meldung muss Informationen über die mögliche rechtswidrige Handlung enthalten. Für die Zwecke einer ordnungsgemäßen Beurteilung und Untersuchung des Falles ist es ferner geeignet, in der Meldung zumindest diese Informationen anzuführen:

• Identifikation der Personen, die der rechtswidrigen Handlung verdächtigt werden und aller weiteren Beteiligten,
• ausführliche Beschreibung der rechtswidrigen Handlung,
• konkreter Beweis zu der rechtswidrigen Handlung, ggf. jegliche konkreten Erkenntnisse, die die Verdächtigung der rechtswidrigen Handlung unterstützen,
• Kontaktdaten (Adresse, E-Mail usw.), an die eine Bestätigung über den Eingang der Meldung und eine Verständigung über die Ergebnisse der Beurteilung der angenommenen Meldung gesendet werden kann; wünscht es der Hinweisgeber nicht, dass ihm eine Verständigung und/oder Mitteilung über die Ergebnisse der Beurteilung der Meldung gesendet wird, führt er dies bei der Abgabe der Meldung ausdrücklich an.

Die Meldung sollte ferner Angaben zum Namen, Familiennamen und Geburtsdatum des Hinweisgebers oder andere Angaben enthalten, aus denen sich die Identität des Hinweisgebers herleiten lässt. Werden diese Informationen der zuständigen Person der Gesellschaft nicht bekannt sein, kann bis zum Augenblick, wo die Identität des Hinweisgebers zum Vorschein kommt, dem Hinweisgeber der Empfang der Meldung weder bestätigt werden noch gegenüber ihm wie auch immer in Übereinstimmung mit dieser Information, dem GWG und dem Gesetz über den Hinweisgeberschutz vorgegangen werden, noch ihm Schutz vor Gegenmaßnahmen der Gesellschaft gewährt werden.

4. WAS KANN DER GEGENSTAND EINER MELDUNG SEIN?

Der Gegenstand einer Meldung kann rechtswidrige Handlung sein, die:

• die Merkmale einer Straftat aufweist,
• die Merkmale einer Ordnungswidrigkeit aufweist, für die eine Strafe mit der Obergrenze von zumindest CZK 100.000,- auferlegt werden kann,
• die Regeln des Hinweisgeberschutzes verletzt,
• eine andere Rechtsvorschrift der Tschechischen Republik oder der Europäischen Union auf den in diesem Art. 4. dieser Information angeführten Gebieten verletzt.

Die Meldung über rechtswidrige Handlung der Gesellschaft kann insbesondere die nachfolgenden Bereiche betreffen:

• Körperschaftssteuer,
• Vorbeugung der Legalisierung von Erträgen aus Straftaten und der Terrorismusfinanzierung,
• Schutz des Verbrauchers und der Sicherheit und der Übereinstimmung mit Anforderungen an Produkte gemäß Rechtsvorschriften,
• Sicherheit des Verkehrs, der Beförderung und des Betriebs auf Verkehrswegen,
• Umweltschutz, Schutz der Lebensmittelsicherheit,
• Vergabe von öffentlichen Aufträgen und Wettbewerb,
• Schutz von Innenordnung und Sicherheit, Leben und Gesundheit,
• Schutz der personenbezogenen Daten, der Privatsphäre und Sicherheit im Rahmen der elektronischen Kommunikationsnetze und der IT-Systeme.

5. WEM UND WIE KANN EINE MELDUNG ABGEGEBEN WERDEN?

Eine Meldung kann der nachfolgenden Person abgegeben werden (ferner nur als die „Zuständige Person“):

JUDr. Ondřej Doležal
E-Mail: dolezal@dolezalpartners.com
Handy: + 420 608 911 355
Adresse: Brno, Koliště 1912/13, PLZ 602 00

Eine Meldung kann mittels eines internen Hinweisgebersystems der Gesellschaft als eine interne Meldung oder mittels des Hinweisgebersystems des Justizministeriums als eine externe Meldung (siehe Art. 8 dieser Information) abgegeben werden.

Eine Meldung kann mittels des internen Hinweisgebersystems, wie folgt, abgegeben werden:

• persönlich nach vorheriger Absprache mit dem Büro der Zuständigen Person,
• schriftlich in Urkundenform mittels einer Sendung, die an die Korrespondenzadresse der Zuständigen Person gesendet wird, und zwar jeweils zu Händen der Zuständigen Person, wobei der Umschlag mit einer Überschrift zu kennzeichnen ist: „Meldung – nicht öffnen – ausschließlich zu Händen der Zuständigen Person“,
• mittels einer E-Mail, gesendet an die E-Mail-Adresse der Zuständigen Person,
• mittels eines telefonischen Gesprächs an die Handynummer der Zuständigen Person.

7. SICHERUNG PERSONENBEZOGENER DATEN

Die Gesellschaft hat auf eine entsprechende Art und Weise den Schutz personenbezogener Daten des Hinweisgebers, sowie personenbezogene Daten eventueller in der Meldung angeführter Dritter sicherzustellen. Zu diesem Zweck hat die Gesellschaft, die nachfolgenden technischen und Organisationsmaßnahmen eingeführt, die zur Sicherung der personenbezogenen Daten vor unzulässiger Verarbeitung, deren Vernichtung oder Verlust dienen:

• zu den personenbezogenen Daten des Hinweisgebers, sowie den personenbezogenen Daten allfälliger Dritter, die in der Meldung angeführt sind, wird lediglich die Zuständige Person einen Zugang haben, ausgenommen Situationen, wo die Zugänglichmachung der Daten durch einschlägige Rechtsvorschriften im Zusammenhang mit Untersuchungen und Verfahren auf Grund der Meldung des Hinweisgebers gefordert wird,
• die personenbezogenen Daten in elektronischer Form werden im elektronischen System aufbewahrt, das mit Passwort und Antivirenprogramm und anderen Schutzmitteln gegen unbefugten Zugang Dritter geschützt wird,
• personenbezogene Daten in physischer Form werden an dazu bestimmten verschließbaren Aufbewahrungsstellen außerhalb der üblichen Zugänglichkeit anderer Personen als der Zuständigen Person aufbewahrt,
• nach Ablauf der notwendigen Zeit für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten werden die personenbezogenen Daten nicht mehr aufbewahrt oder anders verarbeitet.

Nähere Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten sind in der Anlage dieser Information enthalten.

8. EXTERNE MELDUNG

Der Hinweisgeber, der die Meldung aus jeglichem Grund nicht mittels des internen Hinweisgebersystems der Gesellschaft gemäß den oben angeführten Regeln abgeben will, ist berechtigt, die Meldung mittels einer externen Meldestelle abzugeben, die das Justizministerium mittels dieses Links errichtet hatte: https://oznamovatel.justice.cz/chci-podat-oznameni/. Eine Meldung mittels dieses Meldekanals ist jedoch nicht möglich, wenn sie Verletzung der Pflichten gemäß dem GWG betrifft.

Anlage Informationen für die Hinweisgeber

INFORMATIONEN ÜBER DIE VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN

1. EINLEITENDE INFORMATIONEN

Die Rechtanwaltskanzlei Doležal & Partners s.r.o., advokátní kancelář, Id.-Nr.: 024 53 436, mit Sitz Brno, Koliště 1912/13, PLZ 602 00, eingetragen im Handelsregister beim Landgericht in Brno, AZ: C 81289 (ferner nur als die „Gesellschaft“), als die Verantwortliche für die personenbezogenen Daten, informiert Sie hiermit über die grundlegenden Grundsätze und Prinzipien der Verarbeitung der personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit der Verordnung des Europäischen Parlaments und des Rates Nr. 2016/679 vom 27.04.2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (ferner nur als die „Datenschutz-Grundverordnung“) und mit dem Gesetz Nr. 110/2019 Ges.-Slg., über die Verarbeitung personenbezogener Daten, in der Fassung der späteren Vorschriften, auf Grund deren die Gesellschaft im Zusammenhang mit den Meldungen zu rechtswidrigen Handlungen mit Ihren personenbezogenen Daten umgeht (ferner nur die „betroffene Person“).

2. ZWECK DER VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN

Die Gesellschaft verarbeitet personenbezogene Daten der betroffenen Personen zwecks Überprüfung der Meldung zu eventuellen rechtswidrigen Handlungen, die seitens der betroffenen Person abgegeben wurde und zur Durchführung zusammenhängender Ermittlungen und Verfahren im Anschluss an diese Meldung, sowie zwecks Erfüllung der Pflichten der Gesellschaft, die aus den einschlägigen Rechtsvorschriften erfolgen und zum Schutz der berechtigten Interessen der Gesellschaft.

3. RECHTSGRUNDLAGE DER VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN

Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten der betroffenen Person ist (sind):

1. Erfüllung der rechtlichen Pflichten, die sich auf die Gesellschaft im Zusammenhang mit Rechtsvorschriften auf dem Bereich des Schutzes der Hinweisgeber beziehen, die eine Meldung zur rechtswidrigen Handlung abgeben, im Sinne des Art. 6 Abs. 1 Buchst. c) der Datenschutz-Grundverordnung und
2. berechtigte Interessen der Gesellschaft im Sinne des Art. 6 Abs. 1 Buchst. f) der Datenschutz-Grundverordnung in Form von auf Grund der Meldung zur eventuellen rechtswidrigen Handlung getroffenen Maßnahmen.

4. UMFANG DER ZU VERARBEITENDEN PERSONENBEZOGENEN DATEN

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Personen werden im Umfang der personenbezogenen Daten verarbeitet, der in der Meldung zu der eventuellen rechtwidrigen Handlung angeführt ist, ggf. im Umfang der Identitäts- und Kontaktdaten der betroffenen Person.

5. DAUER DER VERARBEITUNG DER PERSONENBEZOGENEN DATEN

Die personenbezogenen Daten werden 5 Jahre ab dem Tag des Empfangs der Meldung in Übereinstimmung mit der Pflicht, Meldungen und zusammenhängende Dokumente aufzubewahren und die erhaltenen Meldungen zu erfassen, wie im Hinweisgeberschutzgesetz festgelegt, verarbeitet.

Die auf Grund der berechtigten Interessen der Gesellschaft verarbeiteten personenbezogenen Daten werden maximal für die Dauer von 10 Jahren ab dem Tag des Erlöschens sämtlicher allfälliger Ansprüche verarbeitet, die aus den anschließenden Maßnahmen erfolgen, die auf Grund der Meldung zu der eventuellen rechtswidrigen Handlung getroffen wurden. Im Falle der Einleitung und des Andauerns eines Gerichtsverfahrens, Verwaltungsverfahrens oder anderen Verfahrens, das die Rechte und/oder Pflichten der Gesellschaft in Bezug auf die entsprechende Maßnahme betreffen wird, die auf Grund der Meldung zur eventuellen rechtswidrigen Handlung getroffen wurde, endet die Dauer der Verarbeitung der personenbezogenen Daten nicht vor Abschluss solchen Verfahrens.

8. WEITERE INFORMATIONEN ZUR VERARBEITUNG DER PERSONENBEZOGENEN DATEN

Die personenbezogenen Daten werden manuell in physischer oder elektronischer Form verarbeitet.

Die personenbezogenen Daten werden von keinen Auftragsverarbeitern verarbeitet. Die personenbezogenen Daten werden lediglich die ausdrücklich dafür zuständigen Personen verarbeiten.

9. RECHTE DER BETROFFENEN PERSONEN

Die Gesellschaft hat der betroffenen Person auf deren Aufforderung Auskünfte bezüglich Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu erteilen (insbesondere Zweck der Verarbeitung, Kategorie der personenbezogenen Daten, Dauer deren Verarbeitung und Quelle der personenbezogenen Daten). Die betroffene Person ist berechtigt, ebenfalls eine Kopie der zu verarbeitenden personenbezogenen Daten zu fordern. Die Gesellschaft ist jedoch berechtigt, für deren wiederholte Zurverfügungstellung eine angemessene Gebühr zu verlangen, die den administrativen in Verbindung mit deren Zurverfügungstellung aufgewendeten Kosten entsprechen wird.

Sollte die Gesellschaft ungenaue oder unvollständige personenbezogene Daten verarbeiten, ist die betroffene Person berechtigt zu fordern, dass diese berichtigt und vervollständigt werden.

Die betroffene Person ist berechtigt zu fordern, dass die Gesellschaft die personenbezogenen Daten löscht, die die betroffene Person betreffen, wenn einer der nachfolgenden Gründe gegeben ist:

1. die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder anders verarbeitet wurden, nicht erforderlich, oder
2. die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist rechtswidrig, oder
3. die betroffene Person widerspricht der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und es bestehen keine überwiegenden berechtigten Gründe für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten, oder
4. die personenbezogenen Daten müssen zur Erfüllung einer rechtlichen Pflicht gelöscht werden, die im EU-Recht oder im Recht eines Mitgliedsstaates festgelegt ist, oder
5. die ggf. erteile Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten wurde widerrufen.

Im Gegensatz dazu steht das Recht auf Löschung der personenbezogenen Daten nicht der betroffenen Person zu, wenn die Verarbeitung der personenbezogenen Daten für die Erfüllung einer rechtlichen Pflicht der Gesellschaft, oder zur Festlegung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen der Gesellschaft oder zu Archivierungszwecken erforderlich ist.

Die betroffene Person ist außerdem berechtigt, der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, die auf Grund des berechtigten Interesses der Gesellschaft durchgeführt wird. Bei solchem Widerspruch wird die Gesellschaft beurteilen, ob das Interesse am Schutz der personenbezogenen Daten gegenüber dem berechtigten Interesse der Gesellschaft überwiegt, wegen dem die personenbezogenen Daten seitens der Gesellschaft verarbeitet werden. Wird die Gesellschaft zu der Schlussfolgerung gelangen, dass das Interesse am Schutz der personenbezogenen Daten der betroffenen Person überwiegt, wird sie weitere Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu diesem Zwecke unterlassen.

Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung der personenbezogenen Daten steht der betroffenen Person lediglich in dem Fall zu:

1. wenn die betroffene Person der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten widersprochen hat, die auf Grund eines berechtigten Interesses der Gesellschaft durchgeführt wird, oder
2. wenn die Genauigkeit der zu verarbeitenden personenbezogenen Daten in Frage gestellt wird, oder
3. bei rechtswidriger Verarbeitung der personenbezogenen Daten seitens der Gesellschaft und gleichzeitiger Ablehnung deren Löschung seitens der betroffenen Person oder
4. wenn die Gesellschaft die personenbezogenen Daten für den gegebenen Zweck der Verarbeitung nicht benötigt, aber die betroffene Person wird trotzdem die personenbezogenen Daten zur Festlegung, Ausübung oder zur Verteidigung ihrer rechtlichen Ansprüche verlangen.

Bei Erfüllung jeglicher der vorstehenden Bedingungen wird die Gesellschaft der betroffenen Person die personenbezogenen Daten vorübergehend unzugänglich machen und sie für eine bestimmte Zeit nicht verarbeiten.

Die betroffene Person hat das Recht auf Erwerb der personenbezogenen Daten, die sie betreffen und die sie der Gesellschaft zur Verfügung gestellt hatte, in einem strukturierten, üblich benutzten und maschinell lesbaren Format und ist berechtigt, ihre personenbezogenen Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln, ohne dass diesem die Gesellschaft hindern würde, bzw. ist die betroffene Person berechtigt zu fordern, dass die personenbezogenen Daten direkt durch die Gesellschaft einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, falls dies technisch machbar ist. Dieses Recht steht der betroffenen Person nur in dem Fall der Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf Grund einer ggf. erteilten Zustimmung zu der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu.

Die betroffene Person ist berechtigt, sich jederzeit mit einer Beschwerde oder einem Anlass bezüglich Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten an die Aufsichtsbehörde zu wenden, d.h. an die Behörde für den Schutz von personenbezogenen Daten (Úřad pro ochranu osobních údajů), mit Sitz Praha, Pplk. Sochora 27, PLZ 170 00, Webseiten www.uoou.cz.